Gastos y actividad de equipos de campo
Notas de gastos y actividades de equipos comerciales, revisados línea a línea.
Cruzamos cada gasto declarado con su ticket, la agenda, el horario y las distancias reales. Detectamos lo que una revisión contable no ve.
- Detectives habilitados · Ley 5/2014
- RNSP nº 11718
- Barcelona · toda España
- Respuesta en 48 h hábiles
El reto
Lo que no se ve desde la oficina.
Las redes comerciales y de visita médica trabajan lejos de la oficina. Las notas de gastos se aprueban por volumen, y nadie tiene tiempo de comprobar si cada comida, peaje o kilómetro corresponde a una visita real.
Las desviaciones pequeñas y repetidas acaban siendo un coste importante y una diferencia injusta con quien declara bien.
Cada línea de gasto, cruzada con su ticket, la agenda, el horario y el mapa.
La solución
Auditoría forense de gastos y actividad.
Normalizamos las notas de gastos y los tickets, y comprobamos cada línea: si el justificante es válido, si el lugar y la hora encajan con la agenda y la jornada, si la distancia declarada es la real y si hay duplicados o fraccionamientos.
Cuando hace falta confirmar sobre el terreno visitas o actividad, interviene un detective habilitado.
Lo que enwork no hace
- Geolocalizar dispositivos o vehículos
- Acceder a cuentas o datos personales del trabajador
- Calificar una conducta como fraude: describimos hechos
- Revisar fuera del periodo y alcance acordados
Fuentes y medios
Cuatro cruces sobre cada línea de gasto.
Cada fuente se usa solo si el análisis previo concluye que es necesaria y proporcionada para el caso.
Ticket y nota
Validez fiscal, coincidencia de importes, fechas y establecimientos, señales de manipulación.
Actividad declarada
Visitas en CRM o agenda, fichajes y días laborables frente a la hora del gasto.
Kilometraje y rutas
Distancia real entre domicilio, clientes visitados y establecimientos del ticket.
Entregables
Un informe que se sostiene donde tiene que sostenerse.
- Excel de cruce línea a línea con incidencias clasificadas
- Informe individual por persona analizada
- Informe ejecutivo de la red con importes por tipo de incidencia
- Recomendaciones para la política de gastos y su control
- Apoyo a RR. HH. y al abogado en la decisión
Caso
Una red de visitadores médicos.
LABORATORIO FARMACÉUTICO · RED COMERCIAL
Reto
El CRM de un delegado comercial mostraba agendas completas, con notas de gastos y kilometraje acordes. Sin embargo, las ventas de su zona no reflejaban esa actividad.
Método
Se cruzaron las visitas del CRM con las notas de gastos para seleccionar las jornadas de mayor riesgo. En esas fechas se hicieron seguimientos en ruta y comprobaciones desde la vía pública en los centros declarados, además de verificar en los establecimientos las comidas que figuraban como atenciones a profesionales.
Resultado
Se constataron jornadas en las que no se acudía a ningún centro, gestiones personales en horario de visita y comidas declaradas con profesionales en días en que el delegado estaba en otra localidad. Cada discrepancia quedó documentada con hora, lugar e imágenes. La empresa decidió sobre hechos, con un informe ratificable en juicio.
Garantías
La forma de investigar también importa.
Un informe obtenido sin legitimidad no sirve y además expone a la empresa. Cada actuación pasa antes por un juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.
Confidencialidad
Acceso restringido al expediente, comunicaciones cifradas y deber de reserva de la Ley 5/2014.
Objetividad
Separamos indicios, hechos acreditados y conclusiones. Si la sospecha no se confirma, el informe lo dice.
Proporcionalidad
Solo se investiga lo necesario, el tiempo necesario y por el medio menos invasivo que sea útil.
Trazabilidad
Cada hecho del informe indica fuente, fecha, hora y forma de obtención, listo para ratificarse en juicio.
Proceso
De la sospecha al informe en cuatro pasos.
Valoración
Sistemas, periodo y personas a revisar.
Extracción
Exportación de gastos, tickets, agenda y fichajes.
Cruce y control de calidad
Revisión línea a línea y segunda revisión.
Informes
Excel, informes individuales e informe ejecutivo.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos.
¿Qué tipo de irregularidades se detectan?
Gastos personales imputados a la empresa, justificantes duplicados o manipulados, fraccionamiento de importes para no superar límites, kilometraje inflado, comidas en días u horas incompatibles con la agenda y visitas declaradas que no se realizaron.
¿Necesitáis acceder al móvil o al coche del comercial?
No. Trabajamos con la información que la empresa ya tiene: notas de gastos, tickets, agenda o CRM y control horario. Las distancias se calculan con herramientas cartográficas, sin geolocalizar dispositivos.
¿Sirve para Concur u otros sistemas de gastos?
Sí. Trabajamos con exportaciones de Concur, Expensya, Excel u otros sistemas, junto con los PDF de los tickets.
¿Analizáis a toda la red o a personas concretas?
Las dos cosas. Un análisis de la red completa localiza patrones; un análisis individual profundiza cuando hay indicios sobre una persona.
Consulta confidencial
¿Tiene dudas sobre las notas de gastos de su red?
Indíquenos el sistema que usa y el tamaño de la red. Le proponemos alcance, plazo y coste.
Respuesta
48 horas hábiles
Otros servicios
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Marco aplicable: art. 20.3 ET; RGPD y LOPDGDD; Ley 5/2014, de Seguridad Privada, cuando interviene un detective habilitado. La empresa es responsable del tratamiento y enwork actúa como encargado. Información general; no constituye asesoramiento jurídico.